Statutární město Ostrava - oficiální portál
  • Velikost písma:
  • A
  • A
  • A

Osobní nástroje

Jednací řád komisí Rady městského obvodu Ostrava-Jih

Poslední změna: Úterý 29.05.2018 08:14 by Škubal Roman
Jednací řád komisí rady

                                                                        

 

 

 

 

Jednací řád

komisí Rady městského obvodu

Ostrava-Jih

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Obsah:

Článek:

 

1 - Úvodní ustanovení

2 - Postavení komisí

3 - Jednání komise

4 - Organizačně-technické náležitosti

5 - Závěrečná ustanovení

 

 

 

 

 

Příloha č. 1      Prezenční listina z jednání komise

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Článek 1

Úvodní ustanovení

 

V souladu se zákonem 128/2000 Sb., o obcích, § 102 odst. 2 písm. h) je radě městského obvodu vyhrazeno právo zřizovat a zrušovat podle potřeby komise rady městského obvodu, jmenovat a odvolávat z funkce jejich předsedy a členy.

 

Článek 2

Postavení komisí

Rada městského obvodu zřizuje komise jako své iniciativní a poradní orgány. Jejich postavení upravuje § 122 citovaného zákona a činnost jednací řád komisí.

Jednací řád komisí Rady městského obvodu Ostrava-Jih /dále jen komise/ upravuje vztah rady ke komisím, postavení
a složení komisí, organizaci jednání a způsob usnášení, projednání návrhů a námětů komisí v radě, kontroly plnění jejich usnesení a zabezpečení úkolů. Tento jednací řád je závazný pro komise rady ve věcech výkonu samostatné působnosti.

Komise jsou oprávněny předkládat radě městského obvodu návrhy a náměty vycházející z kontrolních zjištění a dalších poznatků. Mohou v rámci své působnosti nahlížet do písemností a dalších evidencí uložených u úřadu městského obvodu
a od jeho pracovníků vyžadovat nezbytné informace. Komise je při kontrole povinna šetřit práva a právem chráněné zájmy kontrolovaných osob. Převzaté či zapůjčené doklady musí chránit před ztrátou, zničením, poškozením či zneužitím.

O zjištěných skutečnostech jsou členové komise a přizvaní odborníci povinni zachovávat mlčenlivost.

Předsedové komisí se zúčastňují dle potřeby schůzí rady městského obvodu k vyhodnocení jejich činnosti, předložení plánů náplně činnosti a výměně názorů a stanovisek se členy rady městského obvodu.

 

Článek 3

Jednání komise

 

Počet členů komisí stanoví rada městského obvodu podle potřeby příslušného odvětví, počet členů je vždy lichý, minimálně činí 5 a maximálně 15 členů. Člena komise navrhuje vždy jen člen rady městského obvodu nebo zastupitelstva městského obvodu, a to písemnou formou s uvedením osobních údajů navrhovaného člena (jméno, adresa), o členech komise
je informován předseda komise. O zřízení, zrušení nebo sloučení komisí informuje rada městského obvodu zastupitelstvo městského obvodu prostřednictvím usnesení rady městského obvodu.

 Komise se skládá z předsedy a dalších členů, které jmenuje a odvolává rada městského obvodu. Komise si z řad svých členů může zvolit místopředsedu.

Rada městského obvodu řídí a koordinuje činnost jednotlivých komisí, schvaluje návrh plánu činnosti, případně stanoví náplň plánu činnosti, ukládá komisím úkoly na určité časové období a projednává návrhy a náměty komisí a o výsledku je informuje prostřednictvím usnesení rady městského obvodu.

Komise nemohou kontrolovat činnost zastupitelstva, rady, starosty a místostarostů.

Komise se schází podle potřeby, zpravidla jedenkrát měsíčně, pokud možno, před zasedáním rady městského obvodu.

Komisi svolává předseda komise a určuje místo, čas a pořad jednání komise, přičemž vychází z rozvrhu práce a úkolů rady městského obvodu komisi uložené či doporučené.

Jednání komisí se zúčastňují příslušní místostarostové, další členové rady a informují komisi o stanovisku rady k jejich návrhům a námětům.

Činnost komise řídí její předseda nebo jím pověřený zástupce. Předsedající komise organizuje práci komise a dbá na plnění uložených úkolů.

Nemůže-li se člen komise zúčastnit jednání komise, oznámí předsedovi komise důvody své nepřítomnosti, příp. své stanovisko k projednávané záležitosti /ústně či písemně/. Toto stanovisko však nenahrazuje hlasování. Nikdo jiný za člena komise hlasovat nemůže.

Jednání komise je neveřejné.

Jednání komise se zúčastňují její členové. Jejich členství je nezastupitelné. Komise si může přizvat na jednání další odborníky, avšak pouze s hlasem poradním. O účasti přizvaných osob na jednání komise rozhodují její členové hlasováním. Jednání komise se účastní také vedoucí příslušného odboru, oddělení s hlasem poradním.

Komise jednají zpravidla na základě písemných podkladů, které jsou jim doručovány minimálně 3 dny před zahájením jednání, pokud předseda komise nerozhodne jinak. Materiály mohou být vkládány na společné úložiště do složky příslušné komise.

Odborné podklady pro jednání komise připravují:

-  pověření členové komise jednotlivě či skupinově na základě vlastních poznatků a zjištění,

-  vedoucí příslušných odborů a oddělení, pokud si podkladové materiály komise vyžádá,

-  orgány a organizace, s nimiž zpracování a předložení odborných podkladů bylo dohodnuto.

 Obsahem jednání komise rady jsou:

a)  návrhy, doplnění stanoviska pro radu městského obvodu,

b)  úkoly pro členy komise,

c)  upozornění radě městského obvodu, vedoucím odborů, oddělení a vedoucím organizací založených nebo zřízených zastupitelstvem městského obvodu na nedostatky s návrhy a náměty na jejich odstranění,

d)  opatření k dalšímu rozvíjení iniciativní a kontrolní funkce komise.

Komise je způsobilá se usnášet, jestliže je přítomna nadpoloviční většina všech jejích členů. Komise se usnáší většinou hlasů všech svých členů.

Má-li předseda za to, že závěry komise odporují obecně závaznému právnímu předpisu nebo usnesení rady městského obvodu, seznámí s tímto písemně radu městského obvodu na její nejbližší schůzi.

 

Článek 4

Organizačně-technické náležitosti

 

Organizačně-technické a administrativní práce související s činností komise obstarávají jednotlivé odbory a oddělení úřadu městského obvodu. Vedoucí příslušného odboru nebo oddělení určí pracovníka pro zajištění těchto činností komise.

Zapisovatel/ka/ určený/á ÚMOb Ostrava-Jih, pořídí z jednání komise zápis, který následně ověří a vlastnoručně podepíše předseda komise. Součástí zápisu je záznam o hlasování u jednotlivých bodů usnesení.

Z účasti na jednání komise se pořídí prezenční listina s vlastnoručním podpisem účastníků. Členové omlouvají svou účast u předsedy nebo zapisovatele/ky/.

Vzor prezenční listiny tvoří přílohu č. 1 tohoto jednacího řádu.

Zápis z jednání komise bude zapisovatelem/kou vložen na společné úložiště do složky příslušné komise a do složky určené k ukládání zápisů z komisí.

Dále zápis do 7 dnů od jednání komise obdrží:

-       všichni členové komise, kteří nemají přístup k úložišti,

-       originál zápisu včetně prezenční listiny referát organizační pro potřeby rady a archivaci,

-       členové rady městského obvodu a tajemník úřadu na jimi uvedenou e-mailovou adresu.

 Přístup k materiálům komisí rady v úložišti mají:

- členové komisí,

- členové rady.

 

Přístup k zápisům komisí rady v úložišti mají:

 - členové komisí,

- vedoucí odborů a samostatných oddělení,

- členové rady,

- tajemník úřadu.

 

Článek 5

Závěrečná ustanovení

 

(1) Při nakládání s materiály obsahujícími osobní údaje, k nimž mají členové komise rady městského obvodu přístup,
si členové komisí rady městského obvodu počínají v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679
o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, zejména s jeho zásadami tak, aby osobní údaje byly zpracovávány pouze za stanoveným účelem a nebyly zpřístupněny osobám, které k jejich zpracování nejsou oprávněny.

(2) Materiály jsou fyzicky uchovávány pouze na zabezpečených místech (minimálně zámkem). V digitální podobě jsou uloženy na nosičích dat zabezpečených minimálně heslem.

(3) Členové komisí rady městského obvodu shromažďují materiály, ke kterým přichází do kontaktu ze své činnosti, pouze
po dobu nezbytně nutnou, a to včetně údajů, které jsou zaznamenány v pracovních verzích dokumentů a elektronické poště. Odbory, které zabezpečují technické a administrativní práce související s činností komisí zajistí skartaci písemných podkladových materiálů.

 (4) V případě, že dojde k porušení zabezpečení osobních údajů, ohlásí tuto skutečnost člen komise rady městského obvodu do 24 hodin od okamžiku, kdy k tomuto porušení došlo, a to odpovědné osobně za oblast ochrany osobních údajů (viz Příloha č. 1 Směrnice č. 5/2018 – Vnitřní směrnice o ochraně osobních údajů).

 

Článek 6

Závěrečná ustanovení

 

Jednací řád komisí Rady městského obvodu Ostrava-Jih byl schválen radou městského obvodu dne 05.02.2003 pod č. usn. 289/5.

 Doplnění Jednacího řádu komisí Rady městského obvodu Ostrava-Jih byly schváleny radou městského obvodu dne 15.02.2007 pod č. usn. 427/12 a dne 26.06.2008 pod č. usn. 2611/48.

Další úpravy a doplnění Jednacího řádu komisí Rady městského obvodu Ostrava-Jih byly schváleny radou městského obvodu dne 20.01.2011 pod č. usn. 233/6,  usn. č. 2930/72 dne 16.06.2016 s účinnosti od 17.06.2016 a usn. č. 6851/167 ze dne 24.05.2018.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Příloha č. 1

Prezenční listina z jednání komise

 

 

NÁZEV KOMISE

JEDNÁNÍ DNE

PŘEDSEDA KOMISE

 

ČÍSLO

ČLENOVÉ KOMISE

PODPIS

1.

 

 

2.

 

 

3.

 

 

4.

 

 

5.

 

 

6.

 

 

7.

 

 

8.

 

 

9.

 

 

10.

 

 

 

ČÍSLO

HOSTÉ

PODPIS

1.

 

 

2.

 

 

3.

 

 

4.

 

 

5.

 

 

6.

 

 

7.

 

 

8.

 

 

9.

 

 

10.

 

 

 

ZAPISOVATELKA

PODPIS

ÚMOb Ostrava-Jih dne